Noch umfangreicher und effektiver

KASSE 4.0

Diese Kasse kann mehr!

Mit ihren vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten und ihren umfangreichen Funktionen sorgt die KASSE 4.0 für einen schnellen und reibungslosen Kassier-Prozess und somit für eine hohe Kundenzufriedenheit. Gleichzeitig ist diese Kasse absolut rechtskonform und stärkt damit, auch im Hinblick auf die bevorstehenden Kassenrichtlinien, die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens.

 

Großhandel

Für den Großhandel bietet die KASSE 4.0 eine ideale Lösung, dabei werden das System und die Oberfläche an die individuellen Anforderungen und Wünsche des Unternehmens speziell angepasst und sorgen damit für einen reibungslosen Ablauf der einzelnen Prozesse. Für eine runde Komplettlösung kann die Kasse zusätzlich an die Warenwirtschaft, die Finanzbuchhaltung und/oder das CRM angebunden werden.

Einzelhandel

Gerade im Einzelhandel ist ein gut funktionierendes Kassensystem nicht mehr wegzudenken – die KASSE 4.0 steht bei allen Gegebenheiten treu zur Seite. Egal, ob es sich dabei um einen einzelnen Kassenarbeitsplatz oder mehrere Arbeitsplätze, einen Online-Shop oder Marktplatz-Verkäufe handelt. Die KASSE 4.0 hilft dabei, alltägliche Prozesse stets zu vereinfachen und zu optimieren.

Dienstleistung

In der Dienstleistungsbranche ist es nur von Vorteil die unterschiedlichsten Auswertungen und Statistiken permanent aufrufen zu können, gerade, wenn man das neue Kassengesetzt dabei im Hinterkopf behält. Die KASSE 4.0 bietet neben dieser Möglichkeit noch unzählige Weitere, die dem Unternehmen dabei helfen, alle Details schnell und einfach im Überblick zu behalten und gleichzeitig wettbewerbsstark zu bleiben.

Kassendesktop über KASSE.EXE

Es ist nun möglich die Kasse mit dem neuen Kassendesktop auf direktem Weg, ohne die Notwendigkeit weiterer Aktivitäten zu starten. Somit läuft nicht nur der Start der Kasse schneller und einfacher ab, sondern der Anwender kann somit auch nicht in andere Bereiche der BüroWARE vordringen, was aus datenschutzrechtlichen Gründen sehr sinnvoll ist. Wichtige Funktionen und Einstellungen können auf der Oberfläche per Touch ausgewählt werden.

Z-BON Nachdruck

Durch diese neue Funktion ist es jetzt auch möglich, einen Z-BON direkt von dem Kassen-Desktop aus nachzudrucken. Dabei kann sowohl der gewünschte Drucker als auch das Format frei gewählt werden. Zusätzlich kann auch noch darüber entschieden werden, ob eine Finanzbuchhaltungs-Aufbereitung durchgeführt werden soll.

Info Kunde

Ebenso wie durch „Info Artikel“ können durch die Funktion „Info Kunde“, ohne einen Wechsel in die Warenwirtschaft, ganz einfach Kunden-Informationen aufgerufen werden. Diese beinhalten unter anderem einen Überlick über Umsätze, OPs, Stammdaten und Konditionen. Zur Änderung oder einer detaileicheren Ansicht stehen Optionen wie „Daten ändern“, „OPs anzeigen“, „Belege anzeigen“ und „Preishistorie“ zur Verfügung.

Belegjournal

Das neue Belegjournal gibt Auskunft über die Vorgänge eines bestimmten Zeitraums, wobei sowohl die Übersicht aller Kassenvorgänge sowie Informationen über die einzelnen Artikel eines BONs zur Verfügung stehen.
Selektionen wie z.B. „Heute“, „Gestern“ und „Diese Woche“ sind bereits vorgefertigt, zusätzlich stehen Übersichten über die einzelnen Steuersätze und Zahlungen zur Ansicht.

Verfügbare Funktionen

Nun ist es auch ohne Designerkenntnisse möglich, schnell und einfach Funktionen auf dem Kassenbildschirm zu beeinflussen und diese nach eigenem Wunsch zu sortieren.Es kann hierbei festgelegt werden, welche Funktionen verfügbar sind, an bestimmten Kassen (de)aktiviert sein und/oder für bestimmte Bediener nicht nutzbar sein sollen und in der Schnellstartleiste der jeweiligen Kasse angezeigt werden sollen.

Programmierprotokoll

Laut Gesetzt müssen PC-Kassensysteme frei von Manipulationen sein. Um dies nachweisen zu können, gibt es nun das Programmierprotokoll der SoftENGINE Kasse, in dem alle Einstellungen und Veränderungen festgehalten werden. Dieses Protokoll kann bei Bedarf schnell und einfach für einen vorher definierten Zeitraum angezeigt und ausgedruckt werden.

Notfallmodus

Durch die Funktion wird ermöglicht, dass die Prüfung auf einen erfolgreichen Tagesabschluss vom Vortag deaktiviert werden kann. Damit wird verhindert, dass es bei Fehlern in der Datenbank zu einem Kassenstillstand und somit auch zu Umsatzverlusten kommt.
In der Zwischenzeit kann der zuständige SoftENGINE Partner aktiv werden, um die Datenbank auf Inkonsistenzen zu prüfen bzw. den korrekten Zustand wiederherzustellen.

Kassenbuch

Durch die neue Funktion „Kassenbuch“ wird es nun ermöglicht ein Kassenbuch, für einen zuvor ausgewählten Zeitraum, direkt über den Kassendesktop anzeigen und/oder drucken zu lassen.

Neue Z-BON Übersicht

In dieser Übersicht sind die Z-BONs, Umsätze und der jeweilige BON-Status zu sehen. Durch das Auswählen eines bestimmten BONs werden weitere Informationen und Funktionen, wie zum Beispiel Drucken oder Statistiken, angezeigt. Zudem gibt es nun die Möglichkeit, Kontenfindung und Einkaufspreise nochmals zu aktualisieren bzw. zu bearbeiten sowie die Aufbereitung der Finanzbuchhaltung nochmals durchführen zu lassen.

Info Artikel

Durch die Funktion „Info Artikel“ ist, ohne den Wechsel in die Warenwirtschaft, eine Informationsübersicht zu einem beliebigen Artikel möglich. Verfügbare Informationen sind beispielsweise Umsätze und Bewergungen, Preise, Lager und Bestände und MIS-Infos. Außerdem kann damit die Bezeichnung des Artikels direkt an der Kasse geändert werden.

Testmodus

Der Testmodus der SoftENGINE Kasse ist besonders für neue Mitarbeiter, die den Umgang mit der Kasse erst noch erlernen müssen, geeignet. So können alle relevanten Vorgänge geprobt werden, ohne die Gefahr, echte Buchungen zu erzeugen. Zur Sicherheit werden die BONs mit dem Namen „Trainingsbeleg“ gespeichert und alle BON-Drucke ebenfalls mit dieser Bezeichnung versehen.

BON Übersicht

Mit der Auswahl bestimmter Layouts ist es möglich, die am aktuellen Tag bisher erstellten BONs, die letzten BONs mit Umsatz, Zeit und Belegnummer sowie die Anzahl geparkter Belege auf einen Blick zu sehen.

Die neuen Kassenlayouts

Eine Vielzahl neuer Layouts stehen nun inklusive Vorschau zur Verfügung. Einige Highlights sind dabei unter anderem, eine Registerkarte für jede mögliche Displaygröße, die Auflistung verfügbarer Layouts für das gewählte Display, eine Vorschau für das gewählte Layout, neues Menü/neue Menüführung und ein Layout mit doppelter Zeilenhöhe.

Artikelvorgabe

Diese Funktion beinhaltet eine schnelle und einfache Vorgabe der Anzahl des nächsten Artikels oder der Erfassung eines Preises. Außerdem sind durch die Artikelvorgabe auch Vorgaben wie Rabatt in € bzw. % oder eine Dreingabe möglich.

Artikelschnellauswahl und Cross-Selling

Mit den Artikelschnellwahltasten wird die Möglichkeit geboten schnell und einfach auf beliebige Artikel zugreifen zu können. Dabei können bei jeder Kasse individuelle Schnellwahltasten zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich dazu ist jetzt auch durch die Funktion „Cross-Selling“ ein Wechsel in eine spezielle (andere) Ebene möglich. Dazu muss nur einem Artikel eine bestimmte Crossselling-Kategorie zugeordnet werden.

Kommission

Mit der neuen Funktion „Kommission“ wird es ermöglicht, einem Kunden, schnell und einfach, einen Artikel zur Probe oder Auswahl mitzugeben. Dabei kann auch entschieden werden, ob beispielsweise eine Anzahlung getätigt werden sollte oder nicht. Gleichzeitig erstellt das Kassensystem im Hintergrund einen Lieferschein, auf dem eine mögliche Anzahlung vermerkt wird.

Kaution

Wird dem Kunden Ware, z.B. zur Ansicht mitgegeben, so steht neben der Anzahlung auch das Fordern einer Kaution zur Verfügung, welche auf den Lieferschein verbucht werden kann. Ob ein bestimmter Artikel eine Kaution erfordert oder nicht, wird im Artikelstamm festgelegt. Bei der Rückgabe/Rücknahme der Ware wird die Kaution, aus steuerlichen Gründen, anders als bei der Anzahlung, entweder mit dem Kauf verrechnet oder wieder ausgezahlt.

Lieferadressen erfassen

Lieferadressen können direkt an der Kasse erfasst werden, wodruch die Ware direkt an den jeweiligen Kunden versendet werden kann. Im Menü „BON“ wird über die Funktion „Lieferadressen ändern“ eine Auswahl aller Lieferadressen oder, falls zuvor ein Kunde bestimmt wurde, die beim Kunden bereits hinterlegten Lieferadressen angezeigt.

Zahlungskonditionen ändern

Wird ein BON einem bestimmten Kunden zugeordnet, so wirken dessen Zahlungskonditionen auch an der Kasse. Jetzt ist es aber auch möglich, direkt in der BON-Erfassung die Zahlungskonditionen zu ändern. Hierbei ist zu beachten, dass dazu bestimmte Einstellungen in den Kassen-Basisdaten erforderlich sind.

Retourengründe

Die neue Funktion, der Angabe des Retourengrundes, kann dabei helfen gewisse Prozesse oder Standards innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Zuerst muss die Option „Grund für Retoure angeben“ in den Basisdaten aktiviert und zusätzlich die Retourengründe in den Basisdaten des Kassensystems erfasst werden. Wird dann Ware zurückgenommen wird automatisch die Auswahl von Retourengründen angezeigt. Dadurch kann der Kassierer, schneller und einfacher als bei manueller Eingabe, den möglichen Grund auswählen.

Lagerzuordnung

Nun gibt es die Möglichkeit für bestimmte Retouren in den Stammdaten gewisse Lager festzulegen (z.B. defekte Artikel, zu reparierende Artikel, Retouren allgemein). Bei der Rücknahme kann der zuständige Kassierer dann schnell und einfachen Zustand des Artikels bestimmen und somit dem richtigen Lager zuordnen.

Stornieren

Mit der Funktion Auftrag mit Anzahlung stornieren, kann nun schnell und einfach ein Auftrag an der Kasse aufgerufen und storniert werden. Dies ist besonders dann nützlich, wenn sich ein Kunde in letzter Minute doch anders entscheiden sollte. Es wird hierfür automatisch ein BON mit einer Auszahlung erzeugt, damit der Betrag wieder aus der Kasse entnommen werden kann.

Auftrag abholen und zahlen

Auch Aufträge die per Telefon, Mail oder über den Onlineshop erfasst wurden, sind an der Kasse auswählbar. So kann der Kunde jederzeit seine Ware (durch nennen seiner Auftragsnummer) abholen und bei Wunsch auch gleich bezahlen. Soll die Ware nur an den Kunden ausgehändigt werden, kann die Funktion „Auftrag abholen“ genutzt werden, wodurch der entsprechende Auftrag automatisch in den BON hochgeladen und als Lieferschein gespeichert wird.

Mehrere Entnahmen erfassen

Oft kommt es vor, dass ein ausgezahlter Betrag in der Finanzbuchhaltung mehrere Konten betrifft. Mit der neuen Funtion „Mehrere Entnahmen erfassen und buchen“ kann dies schnell und einfach abgewicklet werden. Nacheinander können die verschiedenen Entnahmen erfasst und mit nur einem Klick verbunden werden.

Gutschrift auszahlen

Durch die Funktion „Gutschrift auszahlen“ können Gutschriften direkt an der Kasse geladen und ausgezahlt werden. Nach der Auswahl des entsprechenden Kundens erscheint zuerst eine Übersicht aller, für ihn verfügbaren, Gutschriften. Anschließend kann eine Bestimmte ausgewählt und über den BON-Abschluss ausgezahlt werden.

Außer-Haus-Verkauf

Da bestimmte Dinge, je nach Umstand, mit 7% oder 19% besteuert werden (z.B. Kaffee to go vs. Kaffee, der vor Ort getrunken wird), gibt es jetzt auch in der Kasse die Möglichkeit den jeweiligen Steuersatz auszuwählen. Dazu muss nur für die betroffenen Artikel eine zusätzliche Kontenzuordnung hinterlegt werden und in den Basisdaten die „außer-Haus“-Abfrage aktiviert werden. Der jeweilige Steuersatz wird dann auch auf dem BON mit der zugehörigen Bezeichnung („Außer-Haus“ oder „IN-Haus“) ausgezeichnet.

Projektauswahl mit BON

Eine weitere Neuerung ist, dass nun auch Projekte direkt im BON erfasst werden können, um z.B. eine nachträgliche Projektauswertung vornehmen zu können oder einen bestimmten Bonus für ein Projekt zu vereinbaren. Gleichzeitig kann die Funktion aber auch intern, für beispielsweise Marketingprojekte genutzt werden. Im Projekt werden alle BONs angezeigt, die diesem zugeordnet wurden. Jeder BON erhöht dabei den Umsatz des Projekts.

Rechnungen zahlen

Die Kunden können nun zusätzlich zu ihrem aktuellen Einkauf auch noch offene Rechnungen direkt an der Kasse bezahlen. Über „Eine oder mehrere Rechnungen zahlen“ werden die offenen Rechnungen angezeigt und können zum BON hinzugefügt werden. Auf diesem werden dann neben den gekauften Artikeln auch die Zahlung der offenen Posten inklusive Belegnummer aufgeführt.

Aufrunden

Unternehmen und Kunden wollen sich immer mehr an gemeinnützigen Projekten beteiligen, weshalb nun die neue Funktion „Zahlbetrag aufrunden“ zur Verfügung steht. Damit kann der Betrag im Bezahlverfahren schnell und einfach aufgerundet werden. Auf dem BON erscheint der Betrag dann als „Unterstützungsbeitrag“und wird gegen ein Verbindlichkeitskonto gebucht, damit nachvollziebar bleibt wie viel Geld weitergeleitet werden muss.

Lieferschein zahlen

Neben der Möglichkeit einen Auftrag zu laden, steht der gleiche Vorgang auch für einen Lieferschein zur Verfügung. Jedoch kann hier nur die Zahlung ausgewählt werden, da der Kunde die Ware bereits entgegengenommen hat. Dabei können auch die Details des Lieferscheins, bei Bedarf, noch einmal aufgerufen werden.

Belegsuche

Nun steht eine neue Suche mit erweiterten und freien Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Dadurch können ohne genauere Kenntnisse frei Filter definiert werden. Die daraus resultierenden Belege werden in einer Übersicht gesammelt, anschließend kann dann darüber entschieden werden, was genau mit diesen gemacht werden soll.

Bargeld auszahlen

Durch die neue „Bargeld auszahlen“-Funktion kann jetzt auch an der Kasse ganz einfach Bargeld abgehoben werden. Dazu wir die Funktion in den Basisdaten aktiviert und der abhebbare Mindest- sowie Höchstbetrag festgelegt. Innerhalb der Bezahlarten kann dann die „Bargeldauszahlung“ gewählt und anschließend der gewünschte Bertag eingetragen werden. Beim Abschließen der Vorgangs wird die Bargeldabhebung auch auf dem BON ausgewießen und kann somit an den Kunden ausgezahlt werden.

Kassenabschluss mit späterem Zahlvorgang

Durch diese Funktion können nun schnell und einfach die Kassierer an den Kassen gewechselt werden. Der Kassenabschluss erfolgt durch den aktuellen Z-BON-Abschluss, anschließend kann ein anderer Kassierer an die Kasse und später in Ruhe gezählt werden.

Couponing

Im Idealfall erhält ein Coupon, ähnlich wie ein Gutschein, einen Code, welcher bei Anwendung schnell und einfach gescannt werden kann. Beim Bezahlvorgang kann die Option „Wertcoupon“ ausgewählt werden und durch das Scannen des Codes aktiviert werden. Dabei wird geprüft, ob die jeweiligen Coupon-Bedingungen erfüllt sind. Solange alles erfüllt wird, wird der Rabatt im Zahlvorgang berücksichtigt. Zu beachten ist, dass diese Funktion zuerst in den verfügbaren Zahlungsarten freigestaltet werden muss.

Treuepunkte

Durch das Anlegen eines Rabattmodells können jetzt auch Treuepunkte genutzt werden. In den Einstellungen kann dabei frei definiert werden, welchen Wert ein Treuepunkt besitzen soll und in welchen Schritten diese eigelöst werden können.

Kundenbezogene Wertcoupons

Ergänzend zu Gutscheinen und Coupons gibt es nun auch die Möglichkeit, dass Wertcoupons so eingestellt werden können, dass diese nur einmal pro Kunde einsetzbar sind.
Dazu wird in der Coupondatenbank ein Wertcoupon mit einem festen Euro-/Prozent-Betag angelegt und dort die Funktion „pro Kunde mit Wertverrechnung“ aktiviert. Sind die Bedingungen erfüllt, kann der Kunde ganz einfach seinen Wertcoupon einlösen, welcher direkt mit dem Wert des BONs verrechnet wird.

Rabattschnellwahltaste

Auch für Rabatte können in den Basisdaten der Kasse Schnellwahltasten aktiviert werden. Dabei stehen jeweils 10 Felder für Positionsrabatte und BON-Rabatte in Prozent zur Verfügung. Die gewählten Rabatte werden später als Schnellwahltasten in der „Kassierer-Maske“ angezeigt.

Gutscheinbestand zum Stichtag

Die Anzahl noch offener Gutscheine zu einem bestimmten Stichtag zu ermitteln, ist durch die Funktion „Gutscheinbestand zum“ nun ganz einfach möglich. Es muss dazu nur ein gewünschtes Datum ausgewählt werden und sofort erscheint eine Übersicht über alle offenen und bereits eingelösten Gutscheine vom Jahresanfang bis zum gewählten Stichtag.

Kundenbezogene Gutscheine

Soll ein Gutschein nur von einem bestimmten Kunden einlösbar sein, so gibt es unterschiedliche Möglichkeiten dies umzusetzen: zum Einen kann in den Basisdaten festgelegt werden, dass beim Kauf eines Gutscheins ein Käufer eingetragen werden kann und zum Anderen kann zusätzlich in der Gutscheindatenbank bei einem bereits erstellten Gutschein ein bestimmter Kunde eingetragen werden. Die Prüfung der Berechtigung, einen Gutschein einlösen zu können, kann ebenfalls eingestellt werden.

Informationen

Bestimmte Funktionen und angepasste Filter (z.B. „Heute“, „Gestern“, „Diese Woche“, etc.) ermöglichen es, schnell eine Übersicht über die bisher verkauften und auch bereits eingelösten Gutscheine zu erhalten.

Gutschein auszahlen

Über „Gutschein auszahlen“ wird die Möglichkeit geboten, den Wert eines Gutscheins auszubezahlen. Dazu muss nur der Gutscheincode gescannt und der entsprechende Betrag herausgegeben werden. Zusätzlich können auch bestimmte Voraussetzungen, wie z.B. ein Mindest- oder Grenzwert der noch auf dem Gutschein vorhanden sein muss, in den Basisdaten festgelegt werden.

Guthabenkarte

Für Guthabenkarten steht die Funktion „Gutschein aufladen“ zur Verfügung, um die Karte beliebig aufladen zu können. Alle einzelnen Vorgänge der Gutscheinkarte werden in der Gutscheindatenbank aufgelistet und sind über die Funktion „Info Gutschein“ erreichbar. Dadurch kann beispielsweise auch ermittelt werden, wann die Karte aufgeladen, wie viel abgebucht wurde sowie den aktuellen Wert.

Entnahmearten mit Kostenstellenangaben

Neben der großen Anzahl von Entnahmearten gibt es nun auch die Möglichkeit die Kostenstellenangabe ergänzend anzugeben, wodurch in der Finanzbuchhaltung viel Zeit gespart werden kann. So wird beispielsweise in der Entnahmeart „Bewirtung Vertrieb“ auch gleich die Kostenstelle „Vertriebsleitung“ mit vorgegeben.

Mehrere Entnahmearten

Da sich oftmals Vorgänge wiederholen, bei denen aus dem Kassenbestand die verauslagten Beträge ausgezahlt werden, jedoch bisher nicht alle notwendigen Vorgänge angelegt werden konnte, gibt es nun eine optimierte Möglichkeit dies zu tun. Es stehen jetzt pro Einlage- bzw. Entnahmeart 20 verschiedene Vorgangsarten (jeweils mit Kontoangabe der Finanzbuchhaltung) zur Verfügung. Dabei können bis zu 99*20 Vorgangsarten festgelegt werden.

Sachkonten-Zugang ohne Lizenz

In der Praxis kann es hin und wieder vorkommen, dass ein Kassenmitarbeiter auch in anderen Bereichen der Software Änderungen vornehmen muss. Neben der bereits bestehenden Möglichkeit, direkt die Basisdaten der Warenwirtschaft zu bearbeiten, so ist es nun auch möglich, die Sachkonten ohne Finanzbuchhaltungslizenz aufzurufen.

Lagerzuordnung

Ab sofort stehen für jede Kasse bestimmte Lager zur Verfügung. Beispielsweise können Lager separat für jede Kasse, für BON-Positionen und Retouren festgelegt werden. Zusätzlich steht eine Lagerinformation zur Verfügung, wodurch auch sofort an der Kasse Auskunft, über z.B. lagernde Menge eines bestimmten Produkts, gegeben werden kann.

Verfügbare Zahlarten

In den Kassenstammdaten kann jetzt einfach, individuell für die einzelnen Kassen, festgelegt werden, welche Zahlarten zur Verfügung stehen soll. Dabei sind nicht nur die üblichen Zahlarten, sondern auch Optionen wie Gutscheine, Wertcoupons und Treuepunkte, einsetzbar.

Druckerzuordnung

Da regelmäßig unterschiedliche Formulare gedruckt werden müssen, gibt es nun die Möglichkeit an den Kassen die dafür notwendigen Drucker zu hinterlegen. Dabei kann individuell festgelegt werden welches Druckerzeugnis welches Format haben soll und wird durch die richtige Einstellung dann automatisch an dem dafür vorgesehen Drucker gedruckt.

Steuerung der Start-Belegart

Direkt in den Kassenstammdaten kann festgelegt werden, welche Belegart die Kasse standardmäßig nutzen soll. Je nachdem kann beispielsweise im Großhandelsbereich eingestellt werden, dass der Lieferschein die Standard-Belegart sein soll. Somit startet die Kasse automatisch mit der jeweils definierten Belegart.

Übersteuerung der Basisdaten

Damit an verschiedenen Kassen unterschiedliche Optionen eingestellt werden können, gibt es nun die Möglichkeit viele der Grundeinstellungen aus den Basisdaten individuell für die einzelnen Kassen zu übersteuern. Somit können beispielsweise unterschiedliche Zahlungsarten oder auch Gutscheinbedingungen eingestellt werden.

Festlegung der Steuerberechnung

Um sowohl gewerblichen als auch privaten Kunden, die passenden Angaben machen zu können, gibt es nun die Möglichkeit, an den Kassen, die jeweilige Steuerberechnungsart individuell festzulegen. Somit können beispielsweise auch nach geladenem Kunden die Berechnungen geändert werden.

Anbindung an Online-Shops

Neben der Anbindung der Kasse an diverse Plattformen, kann auch eine Anbindung an Online-Shops erfolgen. Diese Kombination bringt viele Vorteile mit sich: der Kunde kann die Artikel sowohl online als auch im Ladengeschäft anssehen; hierbei wäre zusätzlich die Option möglich, dass der Kunde online bestellen und die Ware (ohne Kosten für den Versand) direkt im Laden abholen kann.
(Shopsysteme: PrestaShop, shopware, Magento)

Anbindung an Plattformen

Mit der KASSE 4.0 ist es nun auch möglich, eine Anbindung an Online-Verkaufsplattformen vorzunehmen. Mögliche Plattformen wären hier beispielsweise e-bayamazon,…

Bestands- /Artikelpflege in der Kasse

Auch im Bereich der Bestands- und Artikelpflege kann eine Anbindung geschaffen werden. Dabei kann z.B. ein Lagerbestandsabgleich mit dem Onlineshop erfolgen und zudem auch eine Aktualisierung in Echtzeit sobald ein Artikel im Laden verkauft wurde ermöglicht werden. So kann stets der Überblick über alle verfügbaren Artikel erhalten werden.
Kassendesktop

Kassendesktop über KASSE.EXE

Es ist nun möglich die Kasse mit dem neuen Kassendesktop auf direktem Weg, ohne die Notwendigkeit weiterer Aktivitäten zu starten. Somit läuft nicht nur der Start der Kasse schneller und einfacher ab, sondern der Anwender kann somit auch nicht in andere Bereiche der BüroWARE vordringen, was aus datenschutzrechtlichen Gründen sehr sinnvoll ist. Wichtige Funktionen und Einstellungen können auf der Oberfläche per Touch ausgewählt werden.

Z-BON Nachdruck

Durch diese neue Funktion ist es jetzt auch möglich, einen Z-BON direkt von dem Kassen-Desktop aus nachzudrucken. Dabei kann sowohl der gewünschte Drucker als auch das Format frei gewählt werden. Zusätzlich kann auch noch darüber entschieden werden, ob eine Finanzbuchhaltungs-Aufbereitung durchgeführt werden soll.

Info Kunde

Ebenso wie durch „Info Artikel“ können durch die Funktion „Info Kunde“, ohne einen Wechsel in die Warenwirtschaft, ganz einfach Kunden-Informationen aufgerufen werden. Diese beinhalten unter anderem einen Überlick über Umsätze, OPs, Stammdaten und Konditionen. Zur Änderung oder einer detaileicheren Ansicht stehen Optionen wie „Daten ändern“, „OPs anzeigen“, „Belege anzeigen“ und „Preishistorie“ zur Verfügung.

Belegjournal

Das neue Belegjournal gibt Auskunft über die Vorgänge eines bestimmten Zeitraums, wobei sowohl die Übersicht aller Kassenvorgänge sowie Informationen über die einzelnen Artikel eines BONs zur Verfügung stehen.
Selektionen wie z.B. „Heute“, „Gestern“ und „Diese Woche“ sind bereits vorgefertigt, zusätzlich stehen Übersichten über die einzelnen Steuersätze und Zahlungen zur Ansicht.

Verfügbare Funktionen

Nun ist es auch ohne Designerkenntnisse möglich, schnell und einfach Funktionen auf dem Kassenbildschirm zu beeinflussen und diese nach eigenem Wunsch zu sortieren.Es kann hierbei festgelegt werden, welche Funktionen verfügbar sind, an bestimmten Kassen (de)aktiviert sein und/oder für bestimmte Bediener nicht nutzbar sein sollen und in der Schnellstartleiste der jeweiligen Kasse angezeigt werden sollen.

Programmierprotokoll

Laut Gesetzt müssen PC-Kassensysteme frei von Manipulationen sein. Um dies nachweisen zu können, gibt es nun das Programmierprotokoll der SoftENGINE Kasse, in dem alle Einstellungen und Veränderungen festgehalten werden. Dieses Protokoll kann bei Bedarf schnell und einfach für einen vorher definierten Zeitraum angezeigt und ausgedruckt werden.

Notfallmodus

Durch die Funktion wird ermöglicht, dass die Prüfung auf einen erfolgreichen Tagesabschluss vom Vortag deaktiviert werden kann. Damit wird verhindert, dass es bei Fehlern in der Datenbank zu einem Kassenstillstand und somit auch zu Umsatzverlusten kommt.
In der Zwischenzeit kann der zuständige SoftENGINE Partner aktiv werden, um die Datenbank auf Inkonsistenzen zu prüfen bzw. den korrekten Zustand wiederherzustellen.

Kassenbuch

Durch die neue Funktion „Kassenbuch“ wird es nun ermöglicht ein Kassenbuch, für einen zuvor ausgewählten Zeitraum, direkt über den Kassendesktop anzeigen und/oder drucken zu lassen.

Neue Z-BON Übersicht

In dieser Übersicht sind die Z-BONs, Umsätze und der jeweilige BON-Status zu sehen. Durch das Auswählen eines bestimmten BONs werden weitere Informationen und Funktionen, wie zum Beispiel Drucken oder Statistiken, angezeigt. Zudem gibt es nun die Möglichkeit, Kontenfindung und Einkaufspreise nochmals zu aktualisieren bzw. zu bearbeiten sowie die Aufbereitung der Finanzbuchhaltung nochmals durchführen zu lassen.

Info Artikel

Durch die Funktion „Info Artikel“ ist, ohne den Wechsel in die Warenwirtschaft, eine Informationsübersicht zu einem beliebigen Artikel möglich. Verfügbare Informationen sind beispielsweise Umsätze und Bewergungen, Preise, Lager und Bestände und MIS-Infos. Außerdem kann damit die Bezeichnung des Artikels direkt an der Kasse geändert werden.

Testmodus

Der Testmodus der SoftENGINE Kasse ist besonders für neue Mitarbeiter, die den Umgang mit der Kasse erst noch erlernen müssen, geeignet. So können alle relevanten Vorgänge geprobt werden, ohne die Gefahr, echte Buchungen zu erzeugen. Zur Sicherheit werden die BONs mit dem Namen „Trainingsbeleg“ gespeichert und alle BON-Drucke ebenfalls mit dieser Bezeichnung versehen.
Kassieren-Layouts

BON Übersicht

Mit der Auswahl bestimmter Layouts ist es möglich, die am aktuellen Tag bisher erstellten BONs, die letzten BONs mit Umsatz, Zeit und Belegnummer sowie die Anzahl geparkter Belege auf einen Blick zu sehen.

Die neuen Kassenlayouts

Eine Vielzahl neuer Layouts stehen nun inklusive Vorschau zur Verfügung. Einige Highlights sind dabei unter anderem, eine Registerkarte für jede mögliche Displaygröße, die Auflistung verfügbarer Layouts für das gewählte Display, eine Vorschau für das gewählte Layout, neues Menü/neue Menüführung und ein Layout mit doppelter Zeilenhöhe.

Artikelvorgabe

Diese Funktion beinhaltet eine schnelle und einfache Vorgabe der Anzahl des nächsten Artikels oder der Erfassung eines Preises. Außerdem sind durch die Artikelvorgabe auch Vorgaben wie Rabatt in € bzw. % oder eine Dreingabe möglich.

Artikelschnellauswahl und Cross-Selling

Mit den Artikelschnellwahltasten wird die Möglichkeit geboten schnell und einfach auf beliebige Artikel zugreifen zu können. Dabei können bei jeder Kasse individuelle Schnellwahltasten zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich dazu ist jetzt auch durch die Funktion „Cross-Selling“ ein Wechsel in eine spezielle (andere) Ebene möglich. Dazu muss nur einem Artikel eine bestimmte Crossselling-Kategorie zugeordnet werden.
Kassieren

Kommission

Mit der neuen Funktion „Kommission“ wird es ermöglicht, einem Kunden, schnell und einfach, einen Artikel zur Probe oder Auswahl mitzugeben. Dabei kann auch entschieden werden, ob beispielsweise eine Anzahlung getätigt werden sollte oder nicht. Gleichzeitig erstellt das Kassensystem im Hintergrund einen Lieferschein, auf dem eine mögliche Anzahlung vermerkt wird.

Kaution

Wird dem Kunden Ware, z.B. zur Ansicht mitgegeben, so steht neben der Anzahlung auch das Fordern einer Kaution zur Verfügung, welche auf den Lieferschein verbucht werden kann. Ob ein bestimmter Artikel eine Kaution erfordert oder nicht, wird im Artikelstamm festgelegt. Bei der Rückgabe/Rücknahme der Ware wird die Kaution, aus steuerlichen Gründen, anders als bei der Anzahlung, entweder mit dem Kauf verrechnet oder wieder ausgezahlt.

Lieferadressen erfassen

Lieferadressen können direkt an der Kasse erfasst werden, wodruch die Ware direkt an den jeweiligen Kunden versendet werden kann. Im Menü „BON“ wird über die Funktion „Lieferadressen ändern“ eine Auswahl aller Lieferadressen oder, falls zuvor ein Kunde bestimmt wurde, die beim Kunden bereits hinterlegten Lieferadressen angezeigt.

Zahlungskonditionen ändern

Wird ein BON einem bestimmten Kunden zugeordnet, so wirken dessen Zahlungskonditionen auch an der Kasse. Jetzt ist es aber auch möglich, direkt in der BON-Erfassung die Zahlungskonditionen zu ändern. Hierbei ist zu beachten, dass dazu bestimmte Einstellungen in den Kassen-Basisdaten erforderlich sind.

Retourengründe

Die neue Funktion, der Angabe des Retourengrundes, kann dabei helfen gewisse Prozesse oder Standards innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Zuerst muss die Option „Grund für Retoure angeben“ in den Basisdaten aktiviert und zusätzlich die Retourengründe in den Basisdaten des Kassensystems erfasst werden. Wird dann Ware zurückgenommen wird automatisch die Auswahl von Retourengründen angezeigt. Dadurch kann der Kassierer, schneller und einfacher als bei manueller Eingabe, den möglichen Grund auswählen.

Lagerzuordnung

Nun gibt es die Möglichkeit für bestimmte Retouren in den Stammdaten gewisse Lager festzulegen (z.B. defekte Artikel, zu reparierende Artikel, Retouren allgemein). Bei der Rücknahme kann der zuständige Kassierer dann schnell und einfachen Zustand des Artikels bestimmen und somit dem richtigen Lager zuordnen.

Stornieren

Mit der Funktion Auftrag mit Anzahlung stornieren, kann nun schnell und einfach ein Auftrag an der Kasse aufgerufen und storniert werden. Dies ist besonders dann nützlich, wenn sich ein Kunde in letzter Minute doch anders entscheiden sollte. Es wird hierfür automatisch ein BON mit einer Auszahlung erzeugt, damit der Betrag wieder aus der Kasse entnommen werden kann.

Auftrag abholen und zahlen

Auch Aufträge die per Telefon, Mail oder über den Onlineshop erfasst wurden, sind an der Kasse auswählbar. So kann der Kunde jederzeit seine Ware (durch nennen seiner Auftragsnummer) abholen und bei Wunsch auch gleich bezahlen. Soll die Ware nur an den Kunden ausgehändigt werden, kann die Funktion „Auftrag abholen“ genutzt werden, wodurch der entsprechende Auftrag automatisch in den BON hochgeladen und als Lieferschein gespeichert wird.

Mehrere Entnahmen erfassen

Oft kommt es vor, dass ein ausgezahlter Betrag in der Finanzbuchhaltung mehrere Konten betrifft. Mit der neuen Funtion „Mehrere Entnahmen erfassen und buchen“ kann dies schnell und einfach abgewicklet werden. Nacheinander können die verschiedenen Entnahmen erfasst und mit nur einem Klick verbunden werden.

Gutschrift auszahlen

Durch die Funktion „Gutschrift auszahlen“ können Gutschriften direkt an der Kasse geladen und ausgezahlt werden. Nach der Auswahl des entsprechenden Kundens erscheint zuerst eine Übersicht aller, für ihn verfügbaren, Gutschriften. Anschließend kann eine Bestimmte ausgewählt und über den BON-Abschluss ausgezahlt werden.

Außer-Haus-Verkauf

Da bestimmte Dinge, je nach Umstand, mit 7% oder 19% besteuert werden (z.B. Kaffee to go vs. Kaffee, der vor Ort getrunken wird), gibt es jetzt auch in der Kasse die Möglichkeit den jeweiligen Steuersatz auszuwählen. Dazu muss nur für die betroffenen Artikel eine zusätzliche Kontenzuordnung hinterlegt werden und in den Basisdaten die „außer-Haus“-Abfrage aktiviert werden. Der jeweilige Steuersatz wird dann auch auf dem BON mit der zugehörigen Bezeichnung („Außer-Haus“ oder „IN-Haus“) ausgezeichnet.

Projektauswahl mit BON

Eine weitere Neuerung ist, dass nun auch Projekte direkt im BON erfasst werden können, um z.B. eine nachträgliche Projektauswertung vornehmen zu können oder einen bestimmten Bonus für ein Projekt zu vereinbaren. Gleichzeitig kann die Funktion aber auch intern, für beispielsweise Marketingprojekte genutzt werden. Im Projekt werden alle BONs angezeigt, die diesem zugeordnet wurden. Jeder BON erhöht dabei den Umsatz des Projekts.

Rechnungen zahlen

Die Kunden können nun zusätzlich zu ihrem aktuellen Einkauf auch noch offene Rechnungen direkt an der Kasse bezahlen. Über „Eine oder mehrere Rechnungen zahlen“ werden die offenen Rechnungen angezeigt und können zum BON hinzugefügt werden. Auf diesem werden dann neben den gekauften Artikeln auch die Zahlung der offenen Posten inklusive Belegnummer aufgeführt.

Aufrunden

Unternehmen und Kunden wollen sich immer mehr an gemeinnützigen Projekten beteiligen, weshalb nun die neue Funktion „Zahlbetrag aufrunden“ zur Verfügung steht. Damit kann der Betrag im Bezahlverfahren schnell und einfach aufgerundet werden. Auf dem BON erscheint der Betrag dann als „Unterstützungsbeitrag“und wird gegen ein Verbindlichkeitskonto gebucht, damit nachvollziebar bleibt wie viel Geld weitergeleitet werden muss.

Lieferschein zahlen

Neben der Möglichkeit einen Auftrag zu laden, steht der gleiche Vorgang auch für einen Lieferschein zur Verfügung. Jedoch kann hier nur die Zahlung ausgewählt werden, da der Kunde die Ware bereits entgegengenommen hat. Dabei können auch die Details des Lieferscheins, bei Bedarf, noch einmal aufgerufen werden.

Belegsuche

Nun steht eine neue Suche mit erweiterten und freien Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Dadurch können ohne genauere Kenntnisse frei Filter definiert werden. Die daraus resultierenden Belege werden in einer Übersicht gesammelt, anschließend kann dann darüber entschieden werden, was genau mit diesen gemacht werden soll.

Bargeld auszahlen

Durch die neue „Bargeld auszahlen“-Funktion kann jetzt auch an der Kasse ganz einfach Bargeld abgehoben werden. Dazu wir die Funktion in den Basisdaten aktiviert und der abhebbare Mindest- sowie Höchstbetrag festgelegt. Innerhalb der Bezahlarten kann dann die „Bargeldauszahlung“ gewählt und anschließend der gewünschte Bertag eingetragen werden. Beim Abschließen der Vorgangs wird die Bargeldabhebung auch auf dem BON ausgewießen und kann somit an den Kunden ausgezahlt werden.

Kassenabschluss mit späterem Zahlvorgang

Durch diese Funktion können nun schnell und einfach die Kassierer an den Kassen gewechselt werden. Der Kassenabschluss erfolgt durch den aktuellen Z-BON-Abschluss, anschließend kann ein anderer Kassierer an die Kasse und später in Ruhe gezählt werden.
Rabattmodelle

Couponing

Im Idealfall erhält ein Coupon, ähnlich wie ein Gutschein, einen Code, welcher bei Anwendung schnell und einfach gescannt werden kann. Beim Bezahlvorgang kann die Option „Wertcoupon“ ausgewählt werden und durch das Scannen des Codes aktiviert werden. Dabei wird geprüft, ob die jeweiligen Coupon-Bedingungen erfüllt sind. Solange alles erfüllt wird, wird der Rabatt im Zahlvorgang berücksichtigt. Zu beachten ist, dass diese Funktion zuerst in den verfügbaren Zahlungsarten freigestaltet werden muss.

Treuepunkte

Durch das Anlegen eines Rabattmodells können jetzt auch Treuepunkte genutzt werden. In den Einstellungen kann dabei frei definiert werden, welchen Wert ein Treuepunkt besitzen soll und in welchen Schritten diese eigelöst werden können.

Kundenbezogene Wertcoupons

Ergänzend zu Gutscheinen und Coupons gibt es nun auch die Möglichkeit, dass Wertcoupons so eingestellt werden können, dass diese nur einmal pro Kunde einsetzbar sind.
Dazu wird in der Coupondatenbank ein Wertcoupon mit einem festen Euro-/Prozent-Betag angelegt und dort die Funktion „pro Kunde mit Wertverrechnung“ aktiviert. Sind die Bedingungen erfüllt, kann der Kunde ganz einfach seinen Wertcoupon einlösen, welcher direkt mit dem Wert des BONs verrechnet wird.

Rabattschnellwahltaste

Auch für Rabatte können in den Basisdaten der Kasse Schnellwahltasten aktiviert werden. Dabei stehen jeweils 10 Felder für Positionsrabatte und BON-Rabatte in Prozent zur Verfügung. Die gewählten Rabatte werden später als Schnellwahltasten in der „Kassierer-Maske“ angezeigt.
Gutscheine

Gutscheinbestand zum Stichtag

Die Anzahl noch offener Gutscheine zu einem bestimmten Stichtag zu ermitteln, ist durch die Funktion „Gutscheinbestand zum“ nun ganz einfach möglich. Es muss dazu nur ein gewünschtes Datum ausgewählt werden und sofort erscheint eine Übersicht über alle offenen und bereits eingelösten Gutscheine vom Jahresanfang bis zum gewählten Stichtag.

Kundenbezogene Gutscheine

Soll ein Gutschein nur von einem bestimmten Kunden einlösbar sein, so gibt es unterschiedliche Möglichkeiten dies umzusetzen: zum Einen kann in den Basisdaten festgelegt werden, dass beim Kauf eines Gutscheins ein Käufer eingetragen werden kann und zum Anderen kann zusätzlich in der Gutscheindatenbank bei einem bereits erstellten Gutschein ein bestimmter Kunde eingetragen werden. Die Prüfung der Berechtigung, einen Gutschein einlösen zu können, kann ebenfalls eingestellt werden.

Informationen

Bestimmte Funktionen und angepasste Filter (z.B. „Heute“, „Gestern“, „Diese Woche“, etc.) ermöglichen es, schnell eine Übersicht über die bisher verkauften und auch bereits eingelösten Gutscheine zu erhalten.

Gutschein auszahlen

Über „Gutschein auszahlen“ wird die Möglichkeit geboten, den Wert eines Gutscheins auszubezahlen. Dazu muss nur der Gutscheincode gescannt und der entsprechende Betrag herausgegeben werden. Zusätzlich können auch bestimmte Voraussetzungen, wie z.B. ein Mindest- oder Grenzwert der noch auf dem Gutschein vorhanden sein muss, in den Basisdaten festgelegt werden.

Guthabenkarte

Für Guthabenkarten steht die Funktion „Gutschein aufladen“ zur Verfügung, um die Karte beliebig aufladen zu können. Alle einzelnen Vorgänge der Gutscheinkarte werden in der Gutscheindatenbank aufgelistet und sind über die Funktion „Info Gutschein“ erreichbar. Dadurch kann beispielsweise auch ermittelt werden, wann die Karte aufgeladen, wie viel abgebucht wurde sowie den aktuellen Wert.
Basisdaten

Entnahmearten mit Kostenstellenangaben

Neben der großen Anzahl von Entnahmearten gibt es nun auch die Möglichkeit die Kostenstellenangabe ergänzend anzugeben, wodurch in der Finanzbuchhaltung viel Zeit gespart werden kann. So wird beispielsweise in der Entnahmeart „Bewirtung Vertrieb“ auch gleich die Kostenstelle „Vertriebsleitung“ mit vorgegeben.

Mehrere Entnahmearten

Da sich oftmals Vorgänge wiederholen, bei denen aus dem Kassenbestand die verauslagten Beträge ausgezahlt werden, jedoch bisher nicht alle notwendigen Vorgänge angelegt werden konnte, gibt es nun eine optimierte Möglichkeit dies zu tun. Es stehen jetzt pro Einlage- bzw. Entnahmeart 20 verschiedene Vorgangsarten (jeweils mit Kontoangabe der Finanzbuchhaltung) zur Verfügung. Dabei können bis zu 99*20 Vorgangsarten festgelegt werden.

Sachkonten-Zugang ohne Lizenz

In der Praxis kann es hin und wieder vorkommen, dass ein Kassenmitarbeiter auch in anderen Bereichen der Software Änderungen vornehmen muss. Neben der bereits bestehenden Möglichkeit, direkt die Basisdaten der Warenwirtschaft zu bearbeiten, so ist es nun auch möglich, die Sachkonten ohne Finanzbuchhaltungslizenz aufzurufen.
Kassenstammdaten

Lagerzuordnung

Ab sofort stehen für jede Kasse bestimmte Lager zur Verfügung. Beispielsweise können Lager separat für jede Kasse, für BON-Positionen und Retouren festgelegt werden. Zusätzlich steht eine Lagerinformation zur Verfügung, wodurch auch sofort an der Kasse Auskunft, über z.B. lagernde Menge eines bestimmten Produkts, gegeben werden kann.

Verfügbare Zahlarten

In den Kassenstammdaten kann jetzt einfach, individuell für die einzelnen Kassen, festgelegt werden, welche Zahlarten zur Verfügung stehen soll. Dabei sind nicht nur die üblichen Zahlarten, sondern auch Optionen wie Gutscheine, Wertcoupons und Treuepunkte, einsetzbar.

Druckerzuordnung

Da regelmäßig unterschiedliche Formulare gedruckt werden müssen, gibt es nun die Möglichkeit an den Kassen die dafür notwendigen Drucker zu hinterlegen. Dabei kann individuell festgelegt werden welches Druckerzeugnis welches Format haben soll und wird durch die richtige Einstellung dann automatisch an dem dafür vorgesehen Drucker gedruckt.

Steuerung der Start-Belegart

Direkt in den Kassenstammdaten kann festgelegt werden, welche Belegart die Kasse standardmäßig nutzen soll. Je nachdem kann beispielsweise im Großhandelsbereich eingestellt werden, dass der Lieferschein die Standard-Belegart sein soll. Somit startet die Kasse automatisch mit der jeweils definierten Belegart.

Übersteuerung der Basisdaten

Damit an verschiedenen Kassen unterschiedliche Optionen eingestellt werden können, gibt es nun die Möglichkeit viele der Grundeinstellungen aus den Basisdaten individuell für die einzelnen Kassen zu übersteuern. Somit können beispielsweise unterschiedliche Zahlungsarten oder auch Gutscheinbedingungen eingestellt werden.

Festlegung der Steuerberechnung

Um sowohl gewerblichen als auch privaten Kunden, die passenden Angaben machen zu können, gibt es nun die Möglichkeit, an den Kassen, die jeweilige Steuerberechnungsart individuell festzulegen. Somit können beispielsweise auch nach geladenem Kunden die Berechnungen geändert werden.
E-Commerce

Anbindung an Online-Shops

Neben der Anbindung der Kasse an diverse Plattformen, kann auch eine Anbindung an Online-Shops erfolgen. Diese Kombination bringt viele Vorteile mit sich: der Kunde kann die Artikel sowohl online als auch im Ladengeschäft anssehen; hierbei wäre zusätzlich die Option möglich, dass der Kunde online bestellen und die Ware (ohne Kosten für den Versand) direkt im Laden abholen kann.
(Shopsysteme: PrestaShop, shopware, Magento)

Anbindung an Plattformen

Mit der KASSE 4.0 ist es nun auch möglich, eine Anbindung an Online-Verkaufsplattformen vorzunehmen. Mögliche Plattformen wären hier beispielsweise e-bayamazon,…

Bestands- /Artikelpflege in der Kasse

Auch im Bereich der Bestands- und Artikelpflege kann eine Anbindung geschaffen werden. Dabei kann z.B. ein Lagerbestandsabgleich mit dem Onlineshop erfolgen und zudem auch eine Aktualisierung in Echtzeit sobald ein Artikel im Laden verkauft wurde ermöglicht werden. So kann stets der Überblick über alle verfügbaren Artikel erhalten werden.

KASSE 4.0 – Videos

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