Um den fairen Wettbewerb von Marktteilnehmern zu unterstützen und den Steuerbetrug zu erschweren, gibt es seit dem
1. Januar 2018 die Kassen-Nachschau (§ 146b der Abgabenordnung, AO). Die Finanzämter können bei Betrieben der Bargeldbranche prüfen, ob die in einem Kassensystem erfassten Daten den gesetzlichen Formvorschriften entsprechen.
Das Finanzamt ist berechtigt, eine unangekündigte Kassen-Nachschau in Unternehmen durchzuführen.
Grundlage dafür ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Das Bundesfinanzministerium für Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 29. Mai 2018 den Anwendungserlass zur Abgabenordnung ergänzt und Präzisierungen zur Kassen-Nachschau gem. § 146b AO aufgenommen.
Bei der Kassen-Nachschau müssen Unternehmer dem Prüfer auf Verlangen „Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen, die Verfahrensdokumentation“ vorlegen und ihm Auskünfte erteilen. Alle Z-Bons müssen stimmen und die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig und mit manipulationssicherer Software ausgestattet sein.
Prüfungsablauf: Kassen-Nachschau
Wie würde solch eine Prüfung ablaufen:
- Prüfer/in kommen ohne Voranmeldung
- die Prüfung erfolgt in der Geschäftszeit (also im „laufenden“ Betrieb)
- ein vorheriger Testkauf ist sehr wahrscheinlich
- es wird in Kassendaten Einsicht genommen
- es werden Unterlagen zur Einsicht gefordert
Sollte es Fehler geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zur sogenannten „Vollprüfung“ übergegangen werden.
So bestehen Sie die Kassen-Nachschau problemlos
Zunächst zu Unterlagen, die an der Kasse vorliegen müssen:
- Anwenderdokumentation
- Systemdokumentation
- Verfahrensdokumentation
Die Dokumentationen stehen für SoftENGINE Bestandskunden jederzeit im Internet bereit. Sie können sowohl die Kassendokumentation, wie auch die grundsätzliche SoftENGINE-Dokumentation vorweisen.
Zusätzlich empfehlen wir Ihnen, den Mitarbeitern an der Kasse als externe Anwenderdokumentation das Buch „Meine Kasse kann mehr“ zur Verfügung zu stellen. Sie erhalten dieses Buch zu einem vergünstigten Preis direkt bei SoftENGINE.
Dokumentieren Sie die Schulung der Mitarbeiter. Mit dem Abo eines Service-Plus-Pakets stehen Ihnen die Online-Seminare und deren Video-Aufzeichnungen ebenfalls zur Verfügung. Nutzen Sie diese und lassen Sie sich von den Mitarbeitern bestätigen, dass an diesen Seminare teilgenommen bzw. die Videos gesehen wurden.
Die Bestätigung der Schulung der Mitarbeiter ist ein Bestandteil der sogenannten Verfahrensdokumentation. Diese Verfahrensdokumentation ist nicht nur für die Kasse selbst, sondern für alle im Unternehmen anfallenden steuerrelevanten Vorgänge anzufertigen.
In dieser Dokumentation sollten Sie zum Beispiel folgendes festhalten/nachweisen:
| Einsatz der Software |
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| Umgang mit Belegen |
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| Bereitstellung der Dokumentation |
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| Ausbildung der Mitarbeiter |
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| Vorgehen bei täglichen Vorgängen (kann auch ein Verweis auf Dokumentationen/Buchseiten sein) z.B. „Retouren von Waren sind gemäß Anleitung auf Seite xxx durchführen“ |
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| Darstellung von Zugriffsberechtigungen (wer darf was?) |
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| Erstellung der Datensicherung (wie wird sie erstellt?) |
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| Archivierung |
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| Internes Konroll-System |
Diese Darstellung ist ein Beispiel und je nach Unternehmensart/Branche natürlich noch zu ergänzen.
Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist das sogenannte „Interne Kontrollsystem„.
Der Unternehmen/Verantwortliche ist verpflichtet, Kontrollen durchzuführen und zu dokumentieren.
Ohne Kontrollsystem + Verfahrensdokumentation kann die Anerkennung der Kasse versagt werden.
Das Kontrollsystem sollte folgendes enthalten:
| Zugriffsberechtigungen und deren Protokollierung | ||
| Durchführung von Kontrollen und deren Protokollierung |
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| 4-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen |
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| Funktionstrennung |
Natürlich unterstützt Sie die SoftENGINE Kasse bei vielen dieser Vorgänge.