Heute, morgen und in Zukunft:
Spätestens seit den gesetzlichen Änderungen für Kassensysteme (Registrierkasse Pflicht) in Deutschland und Österreich sind softwaregestützte Kassensysteme verstärkt in Unternehmen aller Größenordnungen im Einsatz. In Österreich ein Muss, können in Deutschland viele Unternehmen auch noch mit einer sogenannten „offenen Ladenkasse“ arbeiten.
Die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl. I 2010, S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (bekannt als Kassenrichtlinie 2010) geltende Übergangsregelung bis 31.12.2016 wurde nicht verlängert. Somit müssen seit dem 01.01.2017 alle eingesetzten Registrierkassen die genannten Anforderungen erfüllen!
Nach der Richtlinie müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Eine Verdichtung von Daten oder die alleinige Speicherung von Summen ist unzulässig.
Darüber hinaus müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten revisionssicher gespeichert werden. Sie müssen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (i.d.R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Die SoftENGINE Kasse hat alle Vorgaben der Kassenrichtlinie berücksichtigt, damit die Anforderungen des Bundesfinanzministeriums erfüllt werden.
Kassensysteme nach Registrierkasse Pflicht müssen bereits seit 2017 Daten elektronisch aufbewahren. Folgende Unterlagen sind für das Finanzamt aufzubewahren:
- Alle Journaldaten
- Die vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
- Alle Daten zu Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und Stammdatenänderungen
- Bedienungsanleitung des Kassensystems
- Protokoll über Einsatzorte sowie Einsatzzeiten – etwa auf Messen oder Märkten (beachte: offene Ladenkassen)
Die Daten müssen folgendermaßen aufbewahrt werden:
- Alle Daten des Kassensystems sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen.
- Die elektronisch erstellten Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsdauer (i.d.R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein.
- Die Daten müssen manipulationssicher gespeichert werden, d.h. jede Änderung muss nachvollziehbar sein.
- Storni dürfen z.B. nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.
Finanzämter kontrollieren verstärkt die Bargeldbranche dank Kassen-Nachschau
Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
Elektronische Kassensysteme müssen ab dem 01. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:
- Einem Sicherheitsmodul
- Einem Speichermedium
- Einer digitalen Schnitstelle
Ausnahme – Eine Ausnahme bilden diejenigen Kassen nach BMF-Schreiben von 25.11.2010 aufgrüstet haben, die aber bauartbedingt nicht an zukünftigte Anforderungen angepasst werden können. Solche Kassen dürfen bis zum 31.12.2022 verwendet werden.
Bei Kassensystemen von SoftENGINE GmbH handelt es sich um aufrüstbare Kassensysteme die mittels einen Updates oder um Hardwaremodule erweitert werden können.
Kassenanmeldung beim Finanzamt
Folgende Angaben müssen gemeldet werden:
- Name der Steuerpflichtigen
- Steuernummer
- Datum der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems
- Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Details: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen – Gesetzestext
FAQs: Allgemeine Fragen zu wichtigen Themen des Handels & zur Registrierkassen Pflicht
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
In den GoBD sind Anforderungen an die korrekte Erfassung sowie Aufbewahrung elektronischer Geschäftsvorfälle, Belege und weiterer steuerrelevanter Daten beschrieben. Zusätzlich wird in diesen Grundsätzen dargelegt, wie Außenprüfer des Finanzamtes auf die elektronischen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen können.
Aus den GoBD ergeben sich folgende Verpflichtungen:
Steuerrelevante Daten müssen elektronisch so aufbewahrt werden, dass die Unveränderbarkeit der Daten und die Datensicherheit gewährleistet sind. Die Daten sind 10 Jahre aufzubewahren.
Dazu gehören auch das sogenannte Programmierprotokoll, Handbücher, Verfahrensdokumentation.
Die Vorgänge müssen als Einzelbelege gespeichert werden.
Unsere Maßnahmen dafür:
- Die Software bietet keine nachträgliche Änderungs- oder Löschungsmöglichkeit für Kassiervorgänge.
- Die Daten können als GdPdU-Datei ausgegeben werden.
- Ein Programmierprotokoll wird geführt.
- Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten ist möglich.
- Die Software bietet weitreichende Berechtigungseinstellungen.
- Alle Vorgänge (sowohl die Belege als auch Positionen und Zahlungen) werden einzeln nachvollziehbar gespeichert.
Diese Verordnung tritt am 1.1.2020 in Kraft.
Eine Kasse muss danach mit folgenden Merkmalen ausgestattet sein:
- Sicherheitsmodul
- Speichermedium
- einheitliche digitale Schnittstelle
Es gibt derzeit in Deutschland keine zertifizierte Sicherheitseinrichtung. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat im vergangenen Jahr technische Spezifikationen erarbeitet, welche jetzt in der Version 1.0 vorliegen.
Unser Maßnahmen dafür:
Die RKSV in Österreich benennt bereits die entsprechend Sicherheitseinrichtungen. Diese wurden in der SoftENGINE Kasse umgesetzt und die Kasse befindet sich nachweislich in Österreich im Einsatz. Diese Erfahrungen und die genutzte Technik lässt sich auf Deutschland übertragen.
Sowie zertifizierte Sicherheitsinrichtung(en) in Deutschland verfügbar sind, wird diese Technik im Rahmen der Updateverträge auch in die Software integriert.
Bei einer Kassennachschau werden folgende Punkte geprüft (jeweils mit Information über die SoftENGINE-Kasse):
Vollständigkeit (aller erfassten Einnahmen und Ausgaben)
➜ gewährleistet, da erfasste Daten der Kasse in der Software nicht gelöscht werden können
Sind nachträgliche Änderungen von Belegen erfolgt
➜ gewährleistet, da erfasste Vorgänge können nicht geändert werden können
Sind die erfassten Geschäftsfälle vollständig
➜ dieser Punkt betrifft nicht die Software, wenn Vorgänge nicht erfasst werden, kann die Software das nicht beeinflussen
Gibt es Aufzeichnung aus dem Trainingsmodus
➜ Wenn im Trainingsmodus gearbeitet wird, werden diese Vorgänge aufgezeichnet aber nicht in die Umsätze einberechnet
Sind die Z-Bons durchgängig nummeriert
➜ Nummerierung wird von der Software übernommen und fortlaufend gewährleistet
Ist eine Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben erfolgt
➜ alle Einnahmen und Ausgaben werden separat aufgezeichnet
Stimmt die Tagesendsumme mit den Umsätzen der Registrierkasse überein
➜ Es wird ein Zählprotokoll gespeichert, etwaige Differenzen werden ausgewiesen und gespeichert
Können die Daten ausgewertet werden
➜ umfangreiche Auswertungen stehen zum Abruf bereit
Sind alle Vorgänge zeitlich richtig geordnet
➜ die Software zeichnet die Vorgänge im Moment der Erfassung auf und sorgt somit für die korrekte Reihenfolge. Nachträgliche Erfassungen sind ausgeschlossen.
Dies ist ein Bestandteil der GoBD.
Ja, jede Position und jeder Vorgang wird separat aufgezeichnet. Eine „Vermischung“ oder „Zusammenfassung“ von Vorgängen ist in der Software ausgeschlossen.
Jeder Artikel, jeder verwendete Zahlungsbestandteil, jede Ein- oder Ausgabe und jeder Verrechnung (mit Gutscheinen oder Gutschriften) ist separat aufgezeichnet.
Die SoftENGINE Kasse bietet eine hohe Sicherheit, diese Anforderung zu erfüllen, da bereits Erfahrungen aus Österreich vorliegen. Dort ist eine gleichlautende Vorgabe bereits in der Praxis umgesetzt und im Einsatz.
Da die deutschen Vorgaben noch nicht klar definiert sind, kann noch keine fertige Lösung vorhanden sein, Vorarbeiten dafür sind auf Basis der aktuell bekannten Veröffentlichungen bereits erfolgt. Im Rahmen des bei SoftENGINE obligatorischen Softwarepflegevertrages verpflichtet sich SoftENGINE zur Bereitstellung entsprechender Updates und bietet dem Anwender ein Höchstmaß an Sicherheit.
Ab dem 01.01.2020 müssen alle Vor-, Haupt- und Nebensysteme beim zuständigen Finanzamt registriert werden. Folgende
Angaben müssen gemeldet werden:
• Der Name des Steuerpflichtigen
• Die Steuernummer
• Die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Die Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Das Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Das Datum der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems