Verwaltungsaufwand reduzieren – Aufgaben verteilen – Belegfluß überwachen – Prozesse automatisieren – Reaktionszeit optimieren – Schneller Zugriff auf Informationen – Rechnungsmanagement – Genehmigungsprozesse automatisieren – Übertragungsfehler vermeiden – Zentraler Informationspool – standortübergreifend.

Sie empfangen Ihre E-Mails direkt von ihrem Provider per POP3/ IMAP-Konto oder haben einen eigenen Mailserver wie Kerio Connect, Microsoft® Exchange oder Tobit David im Einsatz? Inoxision Archive Mail greift alle ein- und ausgehenenden E-Mails direkt ab und archiviert diese revisionssicher. Welche E-Mails Sie mit welcher Leseberechtigung zur Recherche im zentralen Datenpool freigeben möchten, ist über das Zugriffsmanagement frei steuerbar. Somit können sie jederzeit auf alle E- Mails zugreifen und entlasten dabei noch ihren E-Mail Server.

Lassen sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf E-Mails zugreifen. Mit inoxision Archive Mail können sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern. Nicht jeder Nutzer darf jede E-Mail lesen, je nach Freigabe wird dennoch die Recherche im Teambereich ermöglicht. BEISPIEL: Ein Geschäftsführer kann mit voller Leseberechtigung im gesamten Datenpool recherchieren, ein Lager-Mitarbeiter nur E-Mails, welche das Lager betreffen. Der rechtegesteuerte Zugriff auf E-Mails steigert somit die Unternehmenskommunikation.

Mit den Smartphone/TabletApps erhält jeder inoxision Archive Mail-Nutzer die Option, ausgehend von jeweils zwei mobilen Endgeräten auf das E-Mails-Archiv zuzugreifen. Somit können auch von unterwegs sofort Informationen aus dem Archiv-Datenpool abgerufen werden.

Mit inoxision Archive Mail wird der E-Mailverkehr revisionssicher archiviert. Die für alle Unternehmen/Behörden geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage alle steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden. Mit der Möglichkeit zur vollautomatischen E-Mail-Archivierung aller E-Mailkonten schließen Sie die Gefahr für ihr Unternehmen aus, dass ein Mitarbeiter die Relevanz einer E-Mail nicht erkennt und diese deshalb nicht archiviert.

Mit den serienmäßig in inoxision Archive Mail enthaltenen Plugins für Microsoft® Outlook oder Tobit David® recherchieren Sie direkt nach einer E-Mail oder übergeben eine E-Mail individuell mit zusätzlichen Informationen wie z.B. einer Projektnummer in das Archiv. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind direkt in der Oberfläche integriert. Intelligente Recherecheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kritierien filterbar.

inoxision secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhänge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzusehen. Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen.